Kassenbuchführung ab 01.01.2017
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Kassenbuchführung ab 01.01.2017

Der Steuerpflichtige ist in der Wahl des Aufzeichnungsmittels frei und kann entscheiden, ob er seine Warenverkäufe manuell oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel – wie z.B. einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse erfasst. Es besteht keine gesetzliche Vorgabe, wie (Kassen-)Aufzeichnungen zu führen sind.

Es besteht also auch nach dem 31.12.2016 KEINE gesetzliche Verpflichtung eine
Registrierkasse zu führen.

Die Führung der Kasse kann in der folgenden Weise erfolgen:


I. Offene Ladenkasse
Der Einsatz einer „offenen Ladenkasse“ ist auch nach dem 31.12.2016 weiterhin möglich. Es ist jedoch – wie schon bisher – zu beachten, dass grundsätzlich jedes einzelne Handelsgeschäft – einschließlich der sich auf die jeweiligen Handelsgeschäfte beziehenden Kassenvorgänge – einzeln aufzuzeichnen ist, vgl. auch BFH-Urteil vom 24.6.2009, VIII R 80/06. Sollte dies technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch nicht möglich sein – Frage der Zumutbarkeit – und z.B. Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, brauchen die Betriebseinnahmen in der Regel nicht einzeln aufgezeichnet werden, vgl. BFH-Urteil vom 12.5.1966, IV 472/60 (Branche: Einzelhandel, nicht aber Dienstleister wie z.B. Frisör, Kfz-Werkstatt)

Dies hat zur Folge, dass z.B. ein Frisör auch nach dem 31.12.2016 eine offene
Ladenkasse führen darf, er aber wie bisher schon, jeden einzelnen Umsatz in das
Kassenbuch einzutragen hat.


II. Registierkasse
Anforderungen an elektronische Registrierkassen im Einzelnen
Unter Berücksichtigung der GoBD und der Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.10.2010 lassen sich somit die folgenden Hauptanforderungen an die Aufzeichnungen von elektronischen Kassensystemen zusammenfassen:

o Grundsatz der Einzelaufzeichnung: alle relevanten Daten des Kassensystems,
insbesondere elektronisch erzeugte Rechnungen, müssen unveränderbar
abgespeichert und auch vollständig aufbewahrt werden.
o Zu den steuerlich relevanten, aufbewahrungspflichtigen Informationen zählen bei
Registrierkassen auch Journal-, Auswertungs-, Programmier- und
Stammänderungsdaten.
o Kasseneinahmen und -ausgaben sollen täglich aufgezeichnet werden, § 146
Abs. 1 Satz 2 AO.
o Die Erfassung der Geschäftsvorfälle darf nicht unterdrückt werden, d.h., eine
Bon- oder Rechnungserteilung ohne Erfassung der vereinnahmten Beträge ist
unzulässig.
o Daten müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren verlustfrei gespeichert
werden können. Bedienungsanleitungen sowie Handbücher und
Wartungsprotokolle sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren.
o Alle relevanten Daten müssen für den Datenzugriff des Finanzamts jederzeit
verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden


III. Änderungen ab 2020 für Registrierkassen
Am 13.07.2016 hat das Bundeskabinett den „Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ beschlossen. 

Künftig müssen die sogenannten Grundaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf einem Speichermedium gesichert werden. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen dafür über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke.

Diese Sicherheitseinrichtung ist ab dem 01.01.2020 verpflichtend. Für den Fall, dass bereits eine neue Registrierkasse aufgrund der Anforderungen für 2017 angeschafft wurde und diese bauartbedingt nicht mit einer zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden kann, besteht für die erneute Neuanschaffung einer Registrierkasse eine Übergangsfrist bis 31.12.2022.

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